Auringonsäteiden piristäessä päiväämme, on hyödyllistä pureutua yrityksen tarpeisiin mätsäävän ERP-järjestelmän pääpointteihin. Koska aikasi on tärkein pääomasi, emme sitä sinulta pölli, vaan nostamme esille muutaman olennaisen kulman: pohjatyön ja kustannusten sekä luotettavan yhteistyökumppanin suloisen liiton. Ennnen pureutumista näihin, nostamme esille konkreettisen esimerkin, miksi kannattaa valita kumppaniksi Proseduuri ja Jeeves ERP.
Aika on rahaa – Proseduuri ja Jeeves ERP
Asiantuntijoillamme on ERP-osaamista 2000-luvun alusta lähtien. Meillä on kokemusta useasta eri järjestelmästä ja olemme nähneet todella paljon erilaisia asiakasprosesseja. Tiimillämme on vankkaa Jeeves ERP kokemusta 10-20+ vuotta. Toteamme rehellisesti, että Jeeves ERP säästää arvokkaita resurssejasi. Esimerkiksi syksyllä 2022 päivitimme asiakkaamme Jeeves ERPin alle 10 päivän työllä uusimpaan versioon. Asiakkaalla on yli 10 vuoden ajan tehty pieniä ja isoja räätälöintejä. Käyttäjiä heillä on yli 200. Kokonaiskustannus alle 10 000 euroa.
Pelkkä digitalisaatio ei ole avain onneen – onnen sävelet soittaa pohjatyö
Oikeanlainen ERP-järjestelmä ja luotettava yhteistyökumppani ovat edellytykset selviytymiselle yhä turbulenssimmassa maailmassa, jossa digitalisaatio, automaatio ja uudet teknologiat pieksevät vanhat toimintamallit. Yritykselle parhaiten mätsäävä ERP-järjestelmä on avainasemassa, erityisesti kun toimiala on teollisuus, kaupan ala ja logistiikka.
Digihuumassa helposti ajatellaan, että uusi ERP ohjelmistoprojekti ratkaisee haasteet. Uusi ERP – tai mikään muukaan järjestelmä – ei itsessään ratkaise arjen kimurantteja haasteita elleivät pohjatyöt ole kunnossa ja hankkeeseen syvällisesti perehdytty. Saattaa myös olla, että kokonaisnäkemys asioista on hapuileva – jo pelkästään arjen kiireiden vuoksi tämä hämärtyy. Yritysten käytössä voi myös olla notkeita IT-järjestelmiä, mutta esimerkiksi vanhentunut palvelinratkaisu voi aiheuttaa ongelman ja pahimmassa tapauksessa tietojen menetyksen. Lisäksi organisaation erilaiset sisäiset intressit voivat kalistella sapeleitaan aiheuttaen siveltäviä iskuja jo digitalisaation ensimetreillä.
Netti on pullollaan onnistumistarinoita, mutta harvoin puhumme epäonnistumisista, varsinkin kun kyse on digitalisaatiosta. Emme halua maalata piruja seinille epäonnistumisilla, vaan kannustamme kääntämään haasteet positiiviseen valoon – oppimiseksi. Nostamme esille sen, että yksi suurimmista haasteista ohjelmistoprojekteissa on puutteellinen taustatyö. On tyypillistä, että resursseja ei ole nykytilanteen huolelliseen kartoittamiseen, vaatimusten ja tarpeiden määrittelemiseen. Saatetaan myös oikaista valitessa yhteiskumppania ohjelmistoprojektiin. On myös tyypillistä, että alimitoitetaan budjetti ja projektiin käytettävä aika. Yli puolet kaikista ERP-projekteista ylittääkin merkittävästä budjettinsa ja ERPin käyttöönotto kestää keskimäärin 2,5 kertaa suunniteltua kauemmin.
Kannustammekin pureutumaan tuiki tarpeellisiin esivalmisteluihin, vaatimusmäärittelyyn ja antamaan aikaa pohtia resursseja – taloudellisia ja inhimillisiä.
Keskiöön kustannukset ja pitkäikäinen kumppanuuus
Kun keskiössä on toiminnanohjausjärjestelmä, pilvipalvelu on kustannustehokas ja joustava ratkaisu. Moni on kuitenkin tottunut, että ERP-järjestelmä on On Premise -ratkaisu. On Premise -ratkaisulla tarkoitetaan sitä, että laitteet sijaitsevat yrityksen omissa tiloissa. Pilvipalvelujen käyttöä puoltaa mahdollisuus keskittyä yrityksen ydinliiketoimintaan. Lisäksi pilvipalveluilla on havaittu olevan myönteinen vaikutus innovaatioihin.
ERP-järjestelmän kustannuksista tiedetään usein hankintakustannukset rahana ja resursseina. Valitettavasti järjestelmän elinkaaren kustannuksiin punoutuvat piilokustannukset, päivitykset ja tietoturva jäävät usein hankintakustannusten varjoon. Onkin olennaista, että jo ERP-projektin alkutaipaleella ymmärretään liiketoiminnan olennaisimmat juoksevat kustannukset.
ERP-järjestelmän käyttöönotto, hallinnointi- ja ylläpitokustannuksiin vaikuttavat järjestelmän elinkaaren aikana mm. yrityksen liiketoiminta sekä järjestelmän päivittämiseen tai muuttamiseen liittyvät kustannukset. Keskimääräiset toiminnalliset-, hallinnolliset- ja tukikustannukset ovat vuosittain 22% järjestelmän investointikustannuksista. Perinteisissä ERP-ratkaisuissa alkuinvestointi ylittää alkubudjetin kolme-neljäkertaisesti. Pilvipalvelupohjaiset järjestelmät mahdollistavat budjetin pysymisen kuosissa.
ERP-järjestelmän elinkaaren kustannusten lisäksi on hyvä huomioida, että järjestelmän toimittaja on luotettava ja pitkäikäinen yhteistyökumppani, jolla on aitoa kiinnostusta ja ymmärrystä asiakkaan toimialasta. Kumppanin luotettavuus ja toimialatuntemus yhdistettynä siihen, että ERP on asiakkaan liiketoiminnan kasvessa skaalautuva, takaavat loistavan kombon menestykselle. ERP-järjestelmää hankkiessa onkin hyödyllistä selvittää järjestelmän skaalautuvuus. Uljaasti palveleva toiminnanohjausjärjestelmä haltsaa esimerkiksi sen, että liikevaihto kaksinkertaistuu ja tilausrivit lihovat keräilyn kehrätessä kauniisti.
Teksti: Satu Kataja
Proseduuri Oy
Proseduuri Oy tarjoaa yrityksen johdolle asiantuntijapalveluita ja työkaluja tietojärjestelmien hyödyntämisessä liiketoiminnan kehittämiseksi. Proseduurin tiimi tietää parhaat keinot tietojärjestelmien hyödyntämiseen vuosikymmenten kokemuksella. Proseduuri Oy:n toimipisteet ovat Tampereella ja Helsingissä. Henkilökunta on motivoitunutta ja pätevää. Asiantuntijoilla on kattavaa kokemus eri toimialoilta sekä intohimo auttaa ja palvella asiakkaita joustavasti asiakkaan tarpeet ja toiveet kuunnellen.